仕事の効率化に取り掛かる【集計編】

仕事効率化(私だけが楽になる)第二弾です
8月から新しい仕事を任されるようになり申し送りを受けました

信じられないほど非効率なやり方をしている

ある集計を出すのに、3~4つのExcelファイルを行ったり来たりしながらデータを拾い集めていました
終いには紙で出力した一覧からデータを見つけて入力する作業まで…

昭和かッ!!信じられません
これはExcelが得意な分野です、絶対効率化させる!!

とは言え私の技術にも限界があるので今の知識を総動員して簡単集計表を作る事にしました

まず最終的に外部に提出する書類は形式が決まっており触ることができません
というのもExcelファイルごと外部に提出するので余計な関数を入れられないのです

こうなったらPC上に新しく集計用のデータを作成し、そこから書き出して出力する形にすればいいのでは?提出用データをややこしくする必要がなくなります

ここでVBAの出番です
(未だにマクロなのかVBAなのかよくわからず使っています)

最近の仕事はマクロの出番があまり無かったので楽しみでした
思い出しながらガンガン使っていきます

まず、3つも4つも分かれているデータをどうにかします
これ一つにできんのか、という話です
話を聞くとそれぞれ年度末あたりに提出する書類の為に作られたものでした

私も申し送り直後で良く分かっていない部分もあるので突然消すのは止めておきます
とりあえず3つも4つもデータを行き来するのを止めたい

私の会社は会計やら集計やら独自のソフトを使用しているので、外部に提出するためにはそのソフトから書き出したデータを利用して書類を作成する必要があります

ソフトから直接Excelデータを書き出せれば簡単なのですが、テキストファイルかCSVファイルでないと書き出せないという制限があります

CSVならまだマシなのですが、テキストしか書き出せない部分があり厄介です
取り合えず書き出せるデータを一つのBOOKのシートごとにまとめる事から始めました

今回行った作業

  1. 会計ソフトからCSVでデータA~Dをそれぞれ書き出す(手動)
  2. 書き出したデータA~Dを集計先のシートが自動で読み込めるようにする
  3. 読み込まれたデータA~Dから集計に必要な数字だけを検索して抜き出せるように設定
  4. ボタン1つで提出用データを集計するように設定

疲れた・・・

得意な方ならちゃっちゃとできそうですがちょっとVBAを齧っただけの人間なので試行錯誤しました
しかし今はちょっと調べればネットにコードが転がっているのでありがたい限りです
コピーしまくりで作っております

今後の課題

  • 提出用データを自動で書き出したい
  • テキスト形式でしか書き出せないデータを上手くExcel上の表に取り込み手動の貼り付けを無くしたい
  • 最終的にボタン一つ押せば全てが終わるようにしたい

書き出すだけなら直ぐできるのでいいですが、問題はテキスト形式で出力された表の自動取り込みです
今回はどうやっても上手くいかなくて断念しました

やり方は絶対ありそうだけど今回は検索しても回答を上手く探せず…
その部分だけ仕方なく手動で貼り付けを行っています

Yahoo!知恵袋にでも聞いたら誰か教えてくれるでしょうか

まだまだ知らない機能も多いので、行き詰った時に解決策がポンポン出てこないんですよね~
こんな時周りに詳しい人がいれば…!!!といつも思います


私がVBAを学ぶきっかけとなった VBA 研修会があったのですが、その時講師(元プログラマー)の先生に仕事のお悩みを相談した事があります

「こういう作業が面倒なので簡単にしたい、マクロを導入したい」

するとあっという間に凄い集計表を作ってきてくれたのです
感動しました
それはそれは簡単に集計できるVBAでした

ここで私は改めてVBAって凄いんだなと思いました
数十分掛かっていた仕事がボタン一つで終わるのです
ソフトを開発するレベルのプログラム技術は無い…しかし仕事は簡単にしたい
もしかしたら私でもできるかもしれないと思ったのがVBAだったのでした

VBAも奥が深いので私もまだまだ理解できていないと思います
本を読むより実践で覚えた方が身になるような気がするので頑張っています
昔HTMLを時間を忘れていじっていた事があるからやっぱり好きなんだなーと思いました
ちょっと似てるんですよね、HTMLと


VBAが楽しいならプログラムも楽しいんじゃないかと最近思い始めました

でもプログラムって沢山種類があるからどれが自分に合っているのかさっぱり分からないですよね
素人なら猶更です

そんな話を友人としていたところ、「PythonだったらExcelと連携できていいかもしれない」と教えてもらったのです

調べてみると確かにExcelやらWordやら、仕事でよく使うツールと相性がいいみたいでした
じゃあ本でも買って勉強しようとおもった矢先次の試練

プログラムの本多すぎ問題

Pythonで検索しても山ほど出てきます
もう唯でさえ素人なのに選べない!どれがいいかなんて分からない!!
という事でやる気はあるのに頓挫していました

そこである日たまたまYouTubeで「Pythonならこの本で決定」という動画を目にします

本当に偶然でした
しかも初めて見るYouTuberの方、いつもだったらいきなり信じられるのかという話です
しかし動画を見てなぜかこの方の言っている事は全部信用できると思ってしまいましたね

あれだけ悩んでいたのにあっさり購入

シゴトがはかどる Python自動処理の教科書 [ クジラ飛行机 ]

まだ読んでるだけですが、マクロよりさらに思い通りの事ができそうでワクワクします
VBAよりちょっと難しそうですが「でも自分でもできそう」と思わせてくれるような内容です
PythonだろうがVBAだろうが使えるものは何でも使って楽したい

仕事を効率化して楽してストレス減らしたい!!

2021年の目標です

ja Japanese
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