仕事の効率化に取り掛かる【書類編】

転勤してから新しい仕事の手順を覚えるのに手いっぱいで、なかなか効率化できていませんでした
そもそも自分の仕事をちゃんと理解していないと効率化も何もないですよね

そろそろ見えてきたので細かい書類から直し始めています

本当に書類一枚バカにできないのです
ストレスが段違いです

信じられない書類が沢山ありました
皆さんの会社にも何考えてるのって言いたくなるような書類はありませんか?

上司に提出するある申請書がExcelで作られていました
日付入力部分があるのですが
下記のように年月日を別々に入力するパターンでした
なんと一か所だけでなく全ての日付入力部分がこの状態

 令和  年  月  日

この空欄セルにそれぞれ「3,6,1」と入力しろという事ですね
一つのセルを日付指定しておけば「6/1」と入力しただけで「令和3年6月1日」と表示されるのは誰もが知っていると思います

私はわざわざ「3,6,1」と打つのが時間の無駄なので、セルを結合して日付表示にし、「6/1」と入力して「令和3年6月1日」と表示したところ、なんと注意されました
3,6,1」と入力するようにと
「え?」
結果は同じです

 令和 3 年 6 月 1 日

7つのセルに分散して表示するのも

 令和3年6月1日

1つのセルにまとめて表示するのも

見た目は同じです

それどころかこの先、日付データを他の集計で使用したい時にはどう考えても集約されてないと面倒ですよね
分割されてる方が邪魔くさいレベルです

私はこういった 意味の無い手間が非常に嫌なんですよね

この類の無意味なタイムロスが蓄積されて無意味な残業になるのです

昔々、穴を掘っては埋め、掘っては埋めという行為を繰り返させる刑罰がありました
無意味すぎて精神的に異常をきたしたそうです

さすがにそこまでとは言いませんが無意味な事がストレスに繋がるのは間違いない

「たかが数秒じゃーん」と言ってあなどってはいけません
1年で何枚も何枚も提出しなければならない書類です

無駄です!

しかし一旦注意されてしまったので直すほかありません
ここは大人しく引き下がりますよ
私もこんなことで暴れたくはありません

仕方ないので印刷範囲外に日付を入力して分散表示する関数を入れました
バカみたいな事してるように見えますが、このおかげで私だけ時間短縮できています

こんな事がまだまだ沢山あります
ここからはルールとの戦いです
書類自体の改善が許されないなら自分だけが時間短縮できる方法を考えるまでです

結局事務職というのはルーティンワークの時間をいかに減らすかだと思うのです

最近プログラムにも興味を持ち始めました
独学で勉強してみたいと思っています
私にとって手間を惜しむための手間は苦ではありません

こうなったらストレス改善の為に頑張ります!!

ja Japanese
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